LINEで会議は効率が悪い!
こんにちは、HANDAI JKの杉森です! 最近はコロナウイルスの影響により、サークルなどの団体活動やイベント実施が自粛状態にあるので、家で過ごすことが多いです。しかし、サークルオリエンテーションなどの準備のために遠隔で会議や作業をしています! いわゆるテレワークというやつですね! LINEでやってるという人もいると思います!でも、使いづらいとか効率が悪いと思ったことはありませんか? 今日は団体で今後のイベントのための準備に使ってるおすすめのツールを紹介します!紹介したいツールの種類は、
- チャットツール
- タスク管理ツール
- ドキュメント共有ツール
です! 是非参考にしてほしいです!
LINEで会議はなぜ効率が悪いのか
LINEで会議の効率が悪いって感じるときってこんなときだと思うんです!
- 作業の分担が進まないとき
- 他人の作業の進捗がわからないとき
- そもそも会議で出た内容が把握しきれない、見落としてしまうとき
心当たりある人もいると思います! これらの問題を解決するためにこれから使ってるツールを紹介します!
おすすめしたいツールを使ってほしい人
このツールを紹介して使ってほしい人はこんな感じです! 主に、自分たちと境遇が似ている人向きかなと思っています!
- 出来る限り、あるいは全て無料で便利なツールを使いたい人
- 中・小規模でプロジェクトを管理したい人
- １つの団体で複数のプロジェクトを並行で進めている人
チャットツール
チャットツールは、いろんなものがありますが、おすすめしたいのがSlackです! 色々便利な機能があり、この後に説明するツールとも相性がいいからです!
Slackとは
Slackとは、テキストや画像などを投稿・閲覧できるチャットツールのことです! これだけ見ると、LINEと何が違うのかとなりますが、画像をみていただけると全然違うものだと分かります!
特に人気がある理由はこのインターフェイスになります!ではなぜおすすめしたいのか? 当然理由があります!
チャンネルを複数作ることができる
Slackでは、団体のメンバー全員が参加するワークスペースというものを作り、その中にチャンネルと呼ばれるものを複数作ることができます!LINEでそれぞれを例えるとこんな感じです!
| LINE | Slack |
|---|---|
| 全体グループ | ワークスペース |
| プロジェクトごとのグループ | チャンネル |
当然LINEのように個人でメッセージのやりとりもできます! チャンネルも誰でも参加できるパブリックチャンネルと紹介された人しか参加できないプライベートチャンネルと設定して作れるので、使用用途に応じて作ることができます!これでプロジェクトごとにやりとりがしやすくなりますね!
外部ツールとの連携がしやすい
Slackをおすすめしたい理由は、外部ツールとの連携がしやすいからです! 特にこの後紹介するツールとは相性がすごくいいです!僕がわかる中で連携できるツールはこんな感じです!(太文字のものは団体でも使用しているです)
- Google Drive
- Googleカレンダー
- Skype
- Trello
- Github
- appear.in
これ以外にも多くのアプリやツールと連携ができ、Slackを見れば全てわかるというほど管理ができるので、とてもおすすめです!
プロジェクト管理ツール
プロジェクトを管理するツールも様々あり、うちの団体でも以前はAzure DevOpsというツールを使っていましたが、運営側の人数が増えたことにより、無料範囲内だと人数オーバーになるため、Trelloに移行しました!
Trelloとは
Trelloとはタスク管理ツールになりますが、UIが特徴的で、付箋を作って貼り替えるようにタスクの状態を変化させたりできます!
画面はこんな感じになっています! 全体の画面がボードと呼ばれるものであり、これにリストを登録し、それにカードを作成していき、管理していきます! ボードをプロジェクト単位に準備し、カードにタスクを書いて登録して使うのが良いと思います! うちの団体の場合、リストは、
- New (新しくできたタスクで誰にも割り当てられていないもの)
- Approved (人に割り当てたタスク)
- Committed (割り当てられたタスクのうち、作業し始めたもの)
- Done (完了したタスク)
となっています! リストは当然自由に使うことができるので、是非活用してみてください!しかも、カードには、
- メンバーの割り当て
- ラベル
- チェックリストの設定
- 期限の設定
などの機能があるので、より詳しくタスク管理ができます!
TrelloはSlackと連携可能
先ほどもあったように、TrelloはSlackと連携することができます! 連携することにより、ボードが変更されるごとに、その内容がSlackのチャンネルに投稿されます! これにより、Trelloを開かなくても、誰がどの作業をしたのかが分かります! 連携のやり方は簡単で調べるとすぐ出てきます!
ドキュメント共有ツール
ドキュメント共有ツールですが、これはGoogle Driveで十分です! 先ほどもあったように、Slackとも連携できる上、多くの人がGoogleのアカウントを持っていると思うので、わざわざアカウントを作る必要がありません! うちの団体の場合、団体用のアカウントを１つ作り、その中にイベントの概要やスライドなどを保存しています! また、個人のアカウントと共有できるように設定しているので、個人のアカウントでも団体のアカウント内のドキュメントを編集できます! 共有できるようにするには、
- 共有したいフォルダを右クリック
- 共有を押す
- 下の画面のように出てくるので、
- リンクを知っている人と編集可とし、リンクをコピーし、そのリンクを教える、または名前やメールアドレスを入力する
これでフォルダの共有できます! Google Drive内のドキュメントは、共有している人が同時にアクセスし、そのドキュメントを編集することができるので、離れたところでも同時に情報を共有し、資料の作成ができます! 便利な時代ですね!
終わりに
紹介したツールの機能は全て無料で使えるものです! どれも便利なもので、テレワークだけでなく、普段から使えるツールになっています! 家で出れなくてもできることはあるので、是非有効活用してみてください! もし他に便利なツールがあれば、教えていただけると嬉しいです!
